辦公室搬家注意事項：辦公室選址評估重點／租賃合約如何避險？

辦公室搬家，是一間企業在發展中難以避免會經歷到的過程之一。然而，搬遷辦公室比更換住處的複雜性高上許多，一個細節沒留意便可能造成上百萬的額外支出風險，同時企業的營運也將受到巨大影響，嚴重更可能導致客戶及員工流失等問題。因此，在企業考慮搬家時，便需要審慎評估、做足準備再進行，才能讓新的空間真正成為企業的發展助力。

此篇文章，將汲取 UNME 本身的辦公室搬家經驗，以及過往實際協助企業規劃辦公室時的策略思考，綜合歸納出企業在進行辦公室搬家時應評估的重點，並整理可能的隱藏風險，協助企業完善規劃、提高搬家帶來的商業價值。

∞ 組織增長

特別常見於新創企業，當組織快速發展，人員的擴張可能呈現倍數增長。此時，擬定好企業的發展擴張計劃，並以此規劃未來進駐辦公空間的坪數與使用年限，再對應到辦公室設計應花費的成本、擴張時可靈活調整的空間佔比，最大程度考量未來性，便是我們在進行此類型辦公室設計策略時的核心目標。

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∞ 企業文化改變

組織文化如同企業的靈魂，文化的改變，往往影響著整體內部的運作模式、部門間溝通以及人員招募方向等。舉例來說，像是 UNME 曾協助傳產企業轉型的辦公室規劃，為了期望找尋年輕世代人才的招募方向調整，便需要將辦公室規劃為能夠吸引此類型人才的型態配置，同時考量現有員工的適應性。新的辦公空間能否對應調整後的企業文化，成為此類型企業在規劃搬家時需評估的重要依據。

UNME 辦公室設計案例：PTSC 北祥科技服務股份有限公司

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∞ 運營方向改變

企業從發展初期到擴張的過程，可能經歷組織架構的變動，從部門拓展到不同的管理階層、執行層，此時辦公空間的配置也將需要隨之調整。例如明確區域劃分、強化跨部門溝通的配置，或是增設不同功能型態的機能空間等。此類型企業在進行新的辦公室規劃時，對於企業組織脈絡與空間互動的深度探討便格外重要。

∞ 服務對象改變

近年來，臺灣的許多企業在受限於市場與產業環境下，可能開啟不同的服務對象轉換來拓展事業版圖，像是從大眾市場延伸至企業市場，抑或是從實體經營發展至電商、進軍國際市場等。當服務對象改變，對於辦公室的用途也可能更加多元，像是接待外賓的會議空間需求增加、因應電商或國際市場發展需要獨立電話亭或是影音拍攝空間等。此類型企業，除了須考量空間的機能外，地點的交通便利性、辦公大樓的建築型態／規格，都是選址時應列入評估的重點。

關於選址如何評估、租賃契約需留意的細節，以及企業選擇辦公室時應考量的型態與分級，在下方的文章段落將逐一完整說明。

∞ 依企業發展策略計算坪數

在找尋辦公室時，要確認企業大致所需的空間坪數，必須透過釐清企業組織脈絡，並融合未來發展策略一併評估。其中包含了現況員工人數、預期擴張比、機能空間需求，以及是否有主管辦公室或獨立部門的隔間需求等。此外，企業文化與產業類別，也都將影響每個員工需要的座位大小與部門間交流的空間規劃。因此，從籌劃辦公室搬家到配置與設計，最重要的任務其實都圍繞在充分理解企業的組織藍圖，而這同時也是 UNME 設計策略的關鍵核心。

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∞ 依組織編制規劃空間配置

承上，當確認好企業的辦公空間需求與大致的坪數後，可以在選點時觀察空間現況，有些空間可能會有現有的隔間，或是進門的動線限制，此時將所需的配置規劃放入，便可以進一步篩選掉不符合需求的物件。UNME 在挑選自己的辦公室時，由於希望將內部的辦公區及對外與業主、廠商開會的區域劃分開來，最終便選擇了樓中樓型態的辦公室，將辦公區規劃在上方樓層，會議室則擺放在下方樓層的進門處，有效分隔不同的功能型區域，提升夥伴的工作專注度。

∞ 依員工面向考量搬遷地點

在考量辦公室搬家時，除了企業發展需求，更重要的是顧及員工心理。許多人在找尋工作時，會將上班地點的便利性與機能性納入選擇依據，因此辦公室的選址，不僅會影響現有員工的留任意願，也會與未來招募息息相關。另外，辦公大樓是否有專人管理，整體空間的整潔舒適度，以及空間內是否有充足採光，都將深深影響到員工的工作狀態與效能，若未在每一環節審慎評估便可能衍生營運問題。

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∞ 空間現況與過往設備維護評估

空間現況與過往設備維護經常是企業在自行選點時較難評估到的部分，卻也是最容易導致額外費用產生的重點項目，空間內的機電、空調與消防現況，以及過往是否有違建，可能對應到後續產生法規問題、設備使用年限及安全性問題，若需進行修復或重整，將佔據企業搬家預算，壓縮實際可用於辦公室設計的花費。

為此，UNME 除了提供選址的服務外，更在正式簽署租賃契約前陪同企業執行現場勘驗點交，針對空間內的機空消設備確認是否可用且合乎法規、有無需要修繕及其責任歸屬釐清，幫助企業降低後續可能的整改風險。

∞ 辦公室型態與分級

目前臺灣主要的辦公空間大致分為商辦、住辦與自地自建三種型態。其中，商辦又可根據大樓規格、設備及服務，區分出 A+ 級商辦（或稱頂級商辦）、A 級商辦以及 B 級商辦等分級，其對應到的租金、公設比、裝修條件限制與租約年限皆有所不同。因此，企業在選擇辦公大樓時，可以從以下幾個面向進行思考：

• 組織人數規模與預期擴張比
• 企業發展階段對應形象考量
• 租約年限、空間裝修及使用彈性
• 預期資金範圍
• 空間使用需求

大方向而言，等級較高的商辦，如 A+ 級、A 級商辦，裝修與使用彈性會受限於辦公大樓的管理規範，租約年限較長（常見為 5 年以上）、租金及公設比皆較高，但對應到的是整體企業形象的提升，通常地段位於精華區，交通機能也相對便利。反之，如 B 級商辦或住辦類型的辦公大樓，雖規格與設施功能性較低，但在坪數上與使用靈活性皆較高，更適合成長階段或中小型企業進駐，一般建議可規劃 1-3 年租約，設計與裝修部分著重考量未來變動性。

另外，若企業已進入穩定成長階段，且資金充裕、期望建立鮮明的企業形象，並同時希望辦公空間融合產品研發、倉儲、展示等多元機能區域，「自地自建」將是可以最大程度符合企業需求的選擇，空間可以完全客製化，長期自用可節省租金、資產可增值。但相對而言建置流程較為繁瑣、需處理的法規複雜，啟動資金多，伴隨風險也較高。

綜合上述內容，以下整理成一張表格，企業可對應不同的考量面向進行全面性評估：

∞ 明確租約條款

契約簽署前，應確認房屋所有權人，若為二房東應持有有效授權文件，避免契約為無效轉租後續影響公司登記。若租賃空間為住辦，則應留意土地使用分區、建築物使用執照及其限制，確認是否符合公司營業項目登記的法規要求。契約中應明確租金計算、租期認定及押金返還規範，同時須留意提前終止契約的違約條款是否合理。此外，若企業有長期租賃規劃，可在簽訂契約時一併確認續約條款，例如是否可提供優先續約權、提前告知期，以及制定租金調漲幅度上限等，保障企業後續租用權利及彈性。

∞ 確認裝修規範

規劃辦公室搬家，一般需預留新舊空間的交接期，且新的辦公室空間通常需進行一定程度的裝修，常見依據空間大小會提供 1-3 個月的裝潢免租期，可於簽署契約時確認是否提供，協助企業降低搬家重疊期的租金花費。而空間內的裝修限制，會因辦公大樓規範有所不同，在租賃前也務必釐清其限制，以及租期結束返還之復原條件，以確保空間符合企業需求，並可將復原成本納入裝修評估。另外，大樓是否有規定的工程承包商、施工計劃是否需提供審查，皆會影響後續裝修流程與整體時間。

∞ 責任歸屬界定

涵蓋大樓與空間內結構性問題、設備修繕、稅務繳納、公共區花費共同承擔比例等，每項可能產生額外費用的責任歸屬皆應在契約中明確約定，並爭取費用上限或固定金額，避免後續承擔高額且非自身造成的費用支出。部分房東會在契約中明定設備保養規範，如指定承租方每年應定期保養空調／消防設備，此時應將可能產生的費用同步考量，但同時也能確認大樓現有設備的維護標準，使用上較有保障。